Zeitmanagement mit virtueller und echter Assistenz – Effiziente Techniken und Hilfsmittel für einen produktiven Tag

Es gibt Termine und Events, die zu Beginn feststehen und gut im Voraus geplant werden können. Um diese nicht aus den Augen zu verlieren, ist der klassische Kalender äußerst praktisch, um am Ende des Jahres die Termine für das kommende Jahr zu strukturieren. Denn manchmal ist es stressig und wenig sinnvoll, im Dezember plötzlich festzustellen, dass der Routinebesuch beim Zahnarzt noch aussteht. Ebenso sollte niemand unerwartet von einem bevorstehenden Geburtstag überrascht werden.

Habe ich viele Termine hintereinander, finde ich das belastend. Warum sollte ich mich unnötigem Stress aussetzen, wenn er sich vermeiden lässt? Ein cleveres Zeitmanagement ist daher sinnvoll und erspart mir die kraftraubende Hektik.

Tipp: Fixe Daten ebenso im Kalender notieren wie noch zu planende. Letzteres trage ich als Wiedervorlage rechtzeitig ein, sodass ich Pufferzeiten habe. Zum Beispiel am 5. Mai: „Rezept für Rollstuhlbatterien besorgen“ – auch wenn noch genug Zeit bis zum Versagen der Batterien bleibt. Ich berücksichtige, dass es bei der Genehmigung durch die Krankenkasse oft zu Verzögerungen kommt und auch das Sanitätshaus manchmal lange für einen Montagetermin braucht. So kalkuliere ich diese Eventualitäten mit ein und vermeide das Risiko, wochenlang mit schwachen Batterien fahren zu müssen.

Die grobe Planung steht nun, und alle weiteren Aufgaben und Termine, die im Laufe des Jahres hinzukommen, fügen sich gut in die vorhandenen zeitlichen Lücken ein. Falls das nicht funktioniert, lassen sich Termine immer noch verschieben oder umplanen. Doch durch die Vorabplanung sollte bereits eine Struktur entstehen, die mir Stress erspart.

Jeder kennt das: Du möchtest schnell einen Kuchen backen und denkst optimistisch, dass du in eineinhalb Stunden fertig bist. Während der Kuchen im Ofen ist, planst du, nebenbei die Wäsche abzuhängen, das Katzenklo zu säubern, einen Friseurtermin zu vereinbaren und die Blumen zu gießen.

In der Theorie ist das machbar, besonders wenn man sich nur auf sich selbst verlassen muss und genau weiß, wie effizient man arbeitet. In der Praxis sieht es anders aus, wenn man auf die Hilfe anderer angewiesen ist. Dann bist du zwar der planende Kopf, aber nicht der durchführende Arm – und genau hier beginnt die Herausforderung.

Mit Assistentin A funktioniert alles reibungslos. Sie arbeitet so, wie ich es selbst tun würde: logisch, schnell, sauber und mit einem guten Überblick über die Aufgaben. Mit Assistentin B jedoch läuft es anders. Sie ist zwar liebenswert, aber chaotisch, was bedeutet, dass ich sie ständig anleiten muss, damit sie nicht abschweift, unnötige Aufgaben einschiebt oder durch ineffizientes Arbeiten Zeit verliert.

Im ersten Fall kann ich alle Aufgaben schneller erledigen als im zweiten. Deshalb strukturiere ich meine Aufgaben danach, mit welcher Assistenzkraft ich arbeite. Das ist für mich entspannter, und Assistentin B fühlt sich nicht gedrängt, sondern arbeitet weiterhin gern mit mir zusammen.

Ich bin eine absolute Frühaufsteherin und stehe unter der Woche um 5:00 Uhr und am Wochenende gegen 6:30 Uhr auf. Morgens bin ich fit und munter, aber ab 21:00 Uhr reif fürs Bett. Meine produktivste Zeit ist der Vormittag, den ich meist im Büro verbringe, wo oft viel zu tun ist. Am Nachmittag erledige ich mit meiner Assistenz meine privaten Dinge und priorisiere Aufgaben je nach Energielevel. Fixe Termine wie Physiotherapie berücksichtige ich dabei ebenso, und teile Aufgaben in solche, die meine Assistenten allein erledigen können, und solche, bei denen ich dabei sein möchte.

Effizientes Arbeiten erfordert praktische Hilfsmittel, weshalb ich gerne sprachgesteuerte Assistenten nutze, um Aufgaben zu planen oder Erinnerungen zu setzen, ohne viel tippen zu müssen.

Produktivität bedeutet für mich nicht, sich durch den Tag zu quälen und eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Regelmäßige Pausen und eine gute Struktur sind entscheidend, um mental und körperlich fit zu bleiben. Deshalb integriere ich bewusst Zeitfenster für Erholung und Entspannung.

Es gibt Tage, an denen trotz aller Planung wenig gelingt. In solchen Momenten sind Flexibilität und Akzeptanz essenziell. Es ist wichtig, Prioritäten neu zu setzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Zeitmanagement und Produktivität mit SMA sind durchaus machbar, erfordern jedoch eine bewusste, auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmte Strategie. Mit den richtigen Techniken lässt sich der Tag effizient gestalten, ohne die eigenen Reserven zu überfordern. Das Ziel ist, die Balance zwischen dem, was notwendig ist, und dem, was gut für einen selbst ist, zu finden.